¿Qué es el Lean Time Management y cómo aplicarlo para beneficio de las empresas?

Para que una empresa progrese y logre sus objetivos debe poner en marcha acciones que generen valor y eliminar, en la medida de lo posible, todas aquellas tareas que generan pérdidas.

En ese sentido, aplicar las estrategias del Lean Time Management puede resultar muy útil. ¿Aún no sabes lo qué es? ¡A continuación te explicamos qué es el Lean Time Management y las ventajas de su aplicación dentro del ámbito laboral!

¿Qué es el Lean Time Management?

El Lean Time Management -o Lean Management- no es otra cosa que eliminar las tareas que ocasionan mayores pérdidas de tiempo y esfuerzo junto con aquellas que no generen un valor a la empresa para enfocarse en las que sí lo hacen.

También conocido como «gestión ajustada», se basa en el sistema Just in Time (JIT) –justo a tiempo- y su principal objetivo es aumentar el valor y disminuir el esfuerzo. Esta metodología de trabajo se puede aplicar dentro de cualquier empresa, independientemente del sector en el que realice su actividad.

La idea que se tiene que interiorizar es que trabajar mejor no es lo mismo que trabajar más tiempo, sino enfocarse en las tareas que son más productivas para la empresa y eliminar aquellas que generan una mayor pérdida de tiempo y a la que se destina un gran esfuerzo. De esta manera, se aumenta la productividad en la rutina laboral del trabajador.

A pesar de lo que muchos puedan pensar, no es necesario un cambio radical para implementarla. Si piensas en lo que realmente te toma más tiempo en tu trabajo, posiblemente te darás cuenta de que son tareas pequeñas y muy repetitivas que si las eliminas no te supondrán un gran cambio en tu rutina, pero sí que te harán ahorrar mucho tiempo. La dificultad de poner en práctica este modelo radica en la superación de inercias que el trabajador tiene fuertemente enraizado en su rutina.

Pero, ¿en qué acciones se escapa la mayor parte del tiempo y nos generan un mayor esfuerzo? Veamos, a continuación, cuáles son las acciones que ocupan más tiempo (ordenadas de más a menos):

• Leer y responder mails.
• Reuniones en persona o llamadas telefónicas.
• Navegar por Internet.
• Desplazamientos.
• Lidiar y solventar problemas relacionados con las tecnologías.

Viendo las tareas a las que se dedica más tiempo, sería aconsejable que la primera actividad del día fuera diferenciar lo urgente de lo importante. Normalmente, lo primero que haces cuando llegas a la oficina es repasar tu bandeja de entrada y responder mails. Si detectas algún cliente descontento o identificas algún problema, rápidamente dejas todo lo que tenías previsto para ese día en un segundo lugar para darle prioridad a la resolución de esa incidencia (lo que coloquialmente se conoce como: «apagar fuegos»). Ahí radica parte del problema, en el hecho de no saber identificar lo que realmente requiere de una intervención inmediata porque es importante, de lo que no lo es tanto, pero que igualmente tiene tu atención.

Otro punto importante a tener en cuenta, es que la tendencia natural es siempre empezar por las actividades menos complejas, las que consideras más pequeñas y te llevan menos tiempo; cuando lo aconsejable es precisamente lo contrario, comenzar por las tareas de mayor importancia ya que, con total seguridad, serán las que aporten un mayor valor para la organización. 

Respecto a las reuniones, muy a menudo se mantienen reuniones, ya sea en persona o a través de llamadas de teléfono, que no son necesarias para tratar temas que se podrían gestionar de otra manera alternativa y mucho más eficiente (como por ejemplo, por correo electrónico).

Únicamente para tener un dato sobre este hecho, se calcula que en EEUU un tercio de las reuniones son improductivas y que generan unas pérdidas de 37.000 millones de euros anuales a las empresas. Esa también es una forma de malgastar dinero, aunque a simple vista no sea tan fácil de identificar. Ten en cuenta que el tiempo que dedicas a asistir a una reunión o responder una llamada podrías destinarlo a otra cosa que aportase mucho más valor a la organización.

Las claves del Lean Time Management

La base del Lean Time Management es la correcta gestión del tiempo, como un bien que no se puede comprar y que a su vez, resulta limitado e irreversible. Se pueden dedicar mayores recursos a otros factores como, por ejemplo, contratar a más personas o comprar mejores recursos tecnológicos; pero lo cierto es que lo más importante es la gestión que se haga del tiempo, ya que ni se puede alargar, ni se puede dar marcha atrás.

¿Cómo implementar esta metodología?

El tiempo es el recurso más importante que tenemos y de ahí la  importancia que tiene hacer una adecuada gestión para que genere el mayor valor posible para la empresa. El Lean Management identifica 4 procesos básicos para hacer una gestión más óptima del tiempo:

• Identificar las tareas que consumen más tiempo y no generan valor. Con frecuencia, no cuestionamos cómo se hace el trabajo, simplemente lo hacemos, dando por sentado que esa es la mejor manera de afrontarlo. Es bueno tomar perspectiva y analizar si existen soluciones mejores por requerir menos recursos.

• Eliminarlas.  Todas aquellas acciones personales o pasos procedimentales que comportan una pérdida de tiempo, dinero o esfuerzo, es decir, que no aportan valor. Debemos excluirlos.

• Comprobar resultados y practicar ajustes. Hacer pruebas, recoger datos sobre el funcionamiento de los cambios y buscar mejoras continuas es básico.

• Continuar midiendo y ajustando es la única forma de alcanzar la excelencia.

Por otro lado, hay que tener muy en cuenta a los dos principales actores que intervienen en este proceso de gestión, que son: los clientes y los empleados. El primer lugar, para que puedas identificar qué aporta valor a la empresa de lo que no, debes pensar en los clientes.

El cliente considera que la empresa le está aportando valor cuando perciben que la calidad de los servicios que le presta son elevados en comparación con su coste. Por esa razón, hay que tener siempre muy presente qué es lo que quiere el cliente y la forma más rápida y barata de ofrecérselo.

Por otro lado, hay que lograr que los trabajadores se impliquen en el proceso de Lean Time Management. Definitivamente, la persona que tiene más capacidad para mejorar un proceso es, sin duda, la que lo lleva a cabo. Al mismo tiempo, los trabajadores se liberan para realizar tareas de mayor valor para la empresa, es decir, que hacen una mejor gestión de tu jornada laboral.

El Lean Time Manegement es una metodología de trabajo que una vez puesta en marcha nunca llega a su fin. Siempre se tiene que estar trabajando para mejorar los recursos que se destinan a realizar el trabajo diario y lograr así la excelencia. En resumen, cualquier tarea que suponga un ahorro de tiempo y esfuerzo supondrá un beneficio para la organización y en pocas palabras, en eso se basa este método que cada vez está más de moda dentro de las empresas.