¡Aprende a hacer una factura paso a paso! | RRHH y Empleo Tempotel
¿Sabes cómo hacer una factura correctamente? Hoy te explicamos cómo hacerlo; desde los requisitos que debe cumplir la factura para que sea válida legalmente a los datos e impuestos que debes incluir en el documento. También analizamos en qué situaciones es necesario emitir una factura y cuáles son los tipos que hay. ¿Te interesa este tema? ¡Sigue leyendo que empezamos!
¿Qué es una factura?
Comencemos por lo más sencillo, responder a la pregunta: ¿qué es una factura? Una factura es un documento comercial que prueba la compraventa de un bien o servicio. Podría verse como la prueba física de que ese acto de compra se ha producido y mediante ese documento se le da una validez legal y fiscal.
Cada vez que se realiza la venta de un bien o servicio hay que emitir una factura, de modo que si eres autónomo o empresario, o estás en vías de serlo, te interesa cerciorarte de que las haces bien o aprender a hacerlas.
Una factura es un documento comercial que prueba la compraventa de un bien o servicio.
¿Cómo se hace una factura?
Si es la primera vez que vas a hacer una factura es probable que tengas muchas dudas en la cabeza: ¿cómo se hace? ¿qué hay que poner en una factura? Principalmente, existen dos formas de hacer facturas y esas son las que vamos a ver a continuación:
a) Factura en Excel
Este es el formato tradicional. La factura se crea mediante una plantilla de Excel y después se imprime para firmarla. Si necesitas enviarla por correo electrónico deberás escanearla para poder realizar el envío.
Las principales desventajas de este modelo es que gastas papel y es más lento ya que tienes que ir rellenando tú todos los datos manualmente.
b) Factura con un programa de facturación
Este formato es el más novedoso y sofisticado, mediante el cual se emiten las facturas a través de un programa instalado en tu ordenador (también existen apps) especializado en facturación. De manera que el proceso es mucho más fácil y sencillo porque la mayoría de los pasos están automatizados.
Normalmente estos programas cuentan con plantillas que puedes personalizar a tu gusto (incluyendo el logo de tu empresa por ejemplo) y en la que únicamente tendrás que indicar a qué cliente va dirigida la factura, introducir el concepto y la cantidad del bien o servicio que vas a facturar tras la venta.
De manera automática, el programa indicará la fecha, el número de factura, calculará los impuestos y el importe total. Así no tienes que preocuparte de que dos facturas lleven el mismo número por error o de que cobres menos porque no están bien calculados los impuestos. Una vez terminado este proceso tu factura estará lista para enviar.
¿Cómo se calcula el importe total de la factura?
En una factura no es suficiente con poner el dinero por el que has vendido el servicio o bien, sino que tienes que calcular el total después de sumarle a esa cantidad los impuestos.
Ten en cuenta que en todas tus facturas tendrás que aplicar retenciones en concepto de IRPF e IVA. Si no sabes cómo calcular el IVA o el IRPF que tienes que indicar en tus facturas, a continuación te lo explicamos.
¿Cómo calcular el IVA?
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto que grava el consumo y que por tanto, se aplica prácticamente en todo lo que compramos. Hay diferentes tipos de IVA, aunque el más habitual es el del 21% que se suma al precio que cuesta el bien o servicio que has vendido.
Para aprender a calcularlo, vamos a ver un ejemplo: vendes un trabajo de diseño gráfico por un valor de 600€. A esa cantidad se la denomina «base imponible» y sobre la misma, tenemos que calcular el 21% de IVA y sumárselo. La operación quedaría así:
Base imponible: 600€.
21% de IVA (de esos 600€): más 126€.
Total con IVA: 726 €.
De manera que, en realidad, lo que pagará tu cliente son 726€ en los que ya está incluido el IVA. Esa cantidad no es para ti, sino que deberá ser devuelta a Hacienda en tu declaración trimestral.
¿Cómo calcular el IRPF?
Si eres autónomo y facturas a otro profesional o empresa, además del IVA, en tus facturas también debes incluir el IRPF. Si la venta es a un particular no debes incluirlo.
Existes dos tipos de IRPF aplicables en este caso:
- IRPF reducido: 7% durante los primeros 18 meses de alta.
- IRPF general: 15% una vez transcurridos los 18 meses.
El IRPF se resta, no se suma a la base imponible que se indica en la factura. El motivo de que se reste en lugar de sumarse es que será el profesional o la empresa a la que emites la factura, la que ingrese en tu nombre esa cantidad en concepto de IRPF a Hacienda.
Para calcular el porcentaje de IRPF que tienes que restar en tu factura, vamos a continuar con el ejemplo anterior. Recuerda que has vendido un trabajo de diseño gráfico por valor de 600€. En ese caso, tus cuentas serían así:
Base imposible: 600€.
7% de IRPF (de esos 600€): menos 42€.
Total con IRPF restado: 558€.
Teniendo en cuenta el ejemplo anterior, el importe total de tu factura con IVA e IRPF quedaría de la siguiente manera:
Base imponible: 600€.
21% de IVA (de esos 600€): más 126€.
7% de IRPF (de esos 600€): menos 42€.
Importe total: 684 €.
Tipos de facturas
Si estás a punto de emprender tu camino como autónomo, es importante que conozcas los tipos de facturas que existen y con las que te puedes encontrar a lo largo de tu carrera profesional:
1. Factura proforma: es un documento que se envía a un cliente para que vean cuánto le va a costar en total la compra de un bien o servicio. Sería algo similar a un presupuesto.
2. Factura ordinaria: es con la que vas a trabajar normalmente y sirve para que quede constancia de cualquier operación de compraventa en la que participes.
3. Factura electrónica: es similar a la ordinaria pero en formato digital, no impreso.
4.Factura rectificativa: sirve para corregir y subsanar errores detectados en facturas emitidas con anterioridad.
5. Factura recapitulativa: resume diferentes operaciones para un mismo cliente durante un periodo de tiempo acotado.
¿Qué conceptos debe incluir una factura?
Los conceptos que obligatoriamente deben aparecer en una factura son:
1. Título: parece una cosa bastante obvia, pero si quieres que el documento tenga validez legal debe indicarse mediante un rótulo que es una factura. Es decir, indicar arriba la palabra «factura», de manera que se identifique con facilidad lo que es.
2. Fecha: debe constar la fecha, el mes y el año en el que se emite esa factura.
3. Número: todas las facturas deben ser correlativas y deben ir enumeradas.
4. Datos del emisor: tienes que indicar tus datos, es decir, nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
5. Datos de cliente: también tienes que indicar los datos de tu cliente, es decir nombre y apellidos o razón social de la empresa, NIF y domicilio fiscal.
6. Descripción: aquí debe hacerse constar el nombre del bien o servicio y la cantidad con su precio.
7. Total de la factura: suele estar en la parte inferior del documento y aquí es donde se indica la base imponible, el importe de IVA, el importe de IRPF y el importe total al final.
¿Quiénes pueden emitir facturas?
La ley establece que pueden emitir facturas los autónomos y empresarios que estén dados de alta en Hacienda. Aunque también es posible emitir facturas sin necesidad de ser autónomo siempre y cuando se cumpla con una serie de requisitos y no se supere una cantidad máxima. De esto hablaremos en nuestro próximo post.