Las 6 fases de un proyecto explicadas paso a paso

Cuando comienzas a trabajar en un proyecto, la cantidad de trabajo que hay que hacer puede resultar abrumadora. Sin embargo, todo será mucho más sencillo si se cuenta con una hoja de ruta que dividida en varias fases el trabajo para lograr que su implementación sea todo un éxito.

Un proyecto paso a paso

Fase 1: Identificación de un proyecto

Esta es la primera fase del ciclo de vida de un proyecto. Aquí es donde se mide el valor real y la viabilidad. Para ello, se suelen utilizar dos herramientas de evaluación que permiten decidir si un proyecto se llevará a cabo o no. Estas herramientas son:

• Plan de Negocio: un documento en el que se justifica la necesidad del proyecto, se marcan los objetivos y se da una estimación de los beneficios potenciales.
• Estudio de viabilidad: es una evaluación de las metas del proyecto, junto a un timing y los costes para determinar si el proyecto se ejecuta.

Un equipo abandona un proyecto cuando fruto de este estudio se determina que no es rentable y/o viable. Sin embargo, cuando un proyecto pasa estas dos pruebas se le asigna a un equipo de trabajo.

Fase 2: Planificación del proyecto

Una vez que el proyecto tiene luz verde para arrancar, se necesita un plan de trabajo que guíe al equipo, marque los tiempos y el presupuesto para que todo se mantenga según lo previsto.

Un plan de proyecto proporciona información orientada a obtener los recursos, la financiación y los materiales necesarios para su ejecución. Es en esta fase cuando se comienza a planificar también, paso a paso, las acciones que se llevarán a cabo para la realización final del proyecto.

Es en este momento cuando se calendarizan en base a los objetivos que se pretenden conseguir; se fijan y se reparten las tareas de cada persona implicada en el proyecto. El plan de proyecto también prepara al equipo de trabajo para los obstáculos que pueden encontrarse en el transcurso del proyecto.

Fase 3: Ejecución del proyecto

Cuando todo el trabajo está repartido y calendarizado, comienza la fase de ejecución. En esta fase es fundamental cumplir con los plazos, pero también es importante mantener cierta flexibilidad ante posibles imprevistos. Ya que si se está preparado para cualquier imprevisto, se podrá reaccionar mejor y salir adelante sin mayores complicaciones.

El método de trabajo empleado debe garantizar el correcto funcionamiento y cohesión de todas las personas implicadas y sus tareas. Cuando son proyectos de cierta envergadura, se suelen asignar líderes de equipo que se encargan de supervisar y mantener a los miembros del equipo enfocados en sus tareas para que estén listas a tiempo. Cada uno de ellos es responsable de su equipo de trabajo.

Fase 4: Seguimiento del proyecto

La supervisión y el control se suelen combinar con la ejecución y, a menudo, suceden al mismo tiempo. A medida que los equipos de trabajo van progresando en sus tareas, deben monitorizar su propio progreso para garantizar las fechas de entregas, revisar los indicadores de éxito y realizar un seguimiento por si existe alguna variación en los costes o el tiempo asignados.

El Project Manager es la persona que se encarga de acompañar, revisar y monitorizar todo el desarrollo de la actividad, dentro del proyecto, de forma permanente.

Uno de los puntos claves en esta fase es la comunicación fluida y abierta. En ese sentido, un informe diario de progresos puede ser una herramienta muy útil de control, ya que especifica los problemas o riesgos que se han detectado ayudando a no desviarse de los objetivos y asegurando el normal desarrollo de todas las tareas.

Además, el intercambio de información entre todos los miembros del proyecto permite que las tareas se desarrollen con ese extra de inteligencia colectiva que siempre resulta tan enriquecedor.

Fase 5: Implementación del proyecto

Este momento es el que se concreta todo el desarrollo y se materializa en un producto o en un servicio final. En esta fase es fundamental contar con los recursos necesarios, tanto económicos como humanos, para llevar a cabo la implementación con garantías y sin poner en peligro todo lo que se ha hecho hasta ahora.

Fase 6: medición y finalización del proyecto

Cuando el proyecto ya se ha implementado, comienza la fase de revisión y valoración del resultado final.

Supervisar y corregir los errores permite que el proyecto crezca. Además de proporcionar información sobre en qué puntos es necesario continuar trabajando para mejorar y en cuáles se ha hecho un buen trabajo. No podemos olvidar que el éxito o el fracaso de un proyecto dependen en cierta medida del cumplimento de esta última fase.

¡Esta son las 6 fases por las que debe pasar un proyecto para garantizar que su desarrollo sea todo un éxito!