¡Aprende a gestionar tus proyectos con éxito!

¿Cómo gestionas los proyectos que desarrolla tu empresa? ¿Sigues alguna metodología concreta o improvisas? Existen muchas formas de abordar un proyecto, incluso algunas que son realmente populares.

En el post de hoy, te damos a conocer las metodologías para gestionar proyectos más interesantes para que decidas cuál se ajusta mejor a tu negocio. ¡Comenzamos!

La importancia de cortar con una metodología

Una metodología de gestión de proyectos no es más que un modelo que se toma de referencia para el desarrollo y la organización de todas las fases por las que pasa un proyecto hasta su implementación.

Incluso, puede que se incluya un seguimiento posterior una vez finalizado para comprobar si, efectivamente, se han logrado alcanzar las metas marcadas.

Estos métodos, cuyo éxito ya ha sido ampliamente contrastado, delimitan los pasos que hay que seguir para que se alcancen los resultados esperados.

Los métodos de gestión de proyectos toman en cuenta las tres partes del denominado Triángulo de la calidad, que son:

1.Tiempo que tiene la empresa para desarrollar y llevar a término el proyecto. Las metodologías de gestión de proyecto pretenden optimizar el tiempo sin que eso repercuta negativamente en la calidad.

Al contrario de lo que se suele pensar, agilizar los plazos no quiere decir que se renuncie a la calidad. Todo lo contrario, si se optimizan los recursos disponibles. Lo que sí hay que tener en cuenta es que alargar los plazos puede dar lugar a un aumento de los costes significativo.

2. Costes: son los recursos materiales y humanos con los que cuenta una empresa para el desarrollo de un proyecto. Cuanto más tiempo y recursos necesita un proyecto, más altos son los costes.

3. Alcance del proyecto: se refiere al volumen de trabajo que abarca ese proyecto. Normalmente, un proyecto de mayor alcance, requiere de más tiempo de desarrollo y más recursos, lo que eleva los costes. Para que la balanza se equilibre hay que priorizar las tareas que son más urgentes o tienen mayor relevancia. De manera que se repartan de la forma más eficiente posible, sin que esto conlleve un aumento de los costes.

¡Las metodologías de gestión de proyectos más populares!

Hay muchas metodologías de gestión de proyectos, como hemos avanzado anteriormente; pero las más populares son las siguientes:

Agile: realmente Agile no es un método, sino una serie de principios que nacieron para crear herramientas de software y que posteriormente se ha expandido a otros muchos ámbitos. Es un método que destaca principalmente la importancia del factor humano y sus interacciones entre ellos; tanto dentro del propio equipo de trabajo, como con el cliente.

Scrum: esta metodología desarrollada a partir de los principios de Agile, propone un modelo fragmentado en etapas para entregas parciales, denominadas «sprints», que permite obtener el feedback necesario para corroborar que el desarrollo va por el camino correcto.

Este método propone que cada día se efectúen reuniones de trabajo de unos 15 minutos para que, en todo momento, la carga de trabajo se mantenga organizada. Esto es muy útil ya que permite una gran flexibilidad y la posibilidad de implementar los cambios necesarios para evitar que haya errores que se arrastren hasta el final de la fase de desarrollo.

Kanban: también está basado en los principios de Agile y propone una distribución del trabajo de forma gráfica para que todos los miembros del equipo tengan claras cuáles son sus tareas y también las del resto.

La organización se realiza a través de unas tarjetas de colores, similares a los post-its, en el que están escritas las diferentes tareas y colocadas sobre una pizarra donde se catalogan según su importancia y urgencia.

Waterfall: este método propone un orden cronológico y jerárquico que va desde el análisis y la planificación hasta la entrega. Si Scrum propone fragmentar en entregas parciales todo el proyecto; Waterfall solo contempla una entrega final.

¿Cómo elegir el método que mejor se adapta a tu empresa?

A la hora de elegir con qué método vas a trabajar en tu organización, lo primero que tienes que saber es que deberás elegir el que sea más adecuado en cada momento. Así que analiza las circunstancias alrededor del proyecto antes de tomar una decisión.

Tamaño del proyecto: si tienes entre manos un proyecto de gran envergadura, lo más lógico es que uses el método Scrum; ya que podrás fragmentarlo en diferentes partes. Si por el contrario, el proyecto es pequeño, no merece la pena que lo fragmentes y resulta más útil el método Waterfall.

Complejidad del proyecto: Si el desarrollo del proyecto alberga diferentes tareas con distintos grados de importancia que deben abordarse por diferentes equipos de trabajo, el método Kanban puede ser el más apropiado.

Tiempo de ejecución y urgencia del proyecto: si manejas un timing amplio que te da la posibilidad de revisar cada fase del proyecto para realizar cambios y garantizar una entrega final de muy alta calidad, elige Scrum.

Si, por el contrario, lo importante es entregarlo a tiempo y manejas un timing muy ajustado con poco margen para realizar segundas lecturas y fases de testeo, lo mejor es que uses el método Waterfall.

El papel que juega el cliente: si el cliente tiene claro el objetivo que pretende alcanzar con el proyecto y los medios que pone a tu disposición para conseguirlo, Waterfall puede ser la mejor opción.

Si, por el contrario, tiene una idea difusa sobre qué quiere y cómo conseguirlo y necesita que se le vaya reportando cada poco tiempo cómo va el proyecto para que comience a ganar confianza en el proyecto a medida que se va desarrollando, las metodologías basadas en los principios Agile son las más adecuadas.

La elección del método adecuado para cada proyecto será la clave para que logres alcanzar tu meta controlando los costes del proyecto.