Aprende a marcar prioridades con la matriz de Eisenhower

La realidad laboral de muchos trabajadores es que viven inmerso en un completo caos, cuya principal labor es ir apagando fuegos, uno tras otro, cada cual más urgente que el anterior. Cuando lo cierto es, como dice el refrán, que cuando todas las tareas son urgentes, en realidad ninguna lo es.

Controlar todo ese caos, priorizar tareas de forma adecuada y aumentar tu productividad es posible. Únicamente tienes que comenzar a implementar un buen sistema de gestión de tiempo, como puede ser la matriz de Eisenhower.

Un gran desafío para todos los profesionales

Los trabajadores de oficina reciben una gran cantidad de correos electrónicos diarios y dedican una media de dos horas y media en leerlos y responderlos. Esto significa más de un 30% de su jornada laboral de 8 horas. Una gran cantidad de tiempo que no se tiene para hacer otras cosas y que hay que considerar.

Marcar prioridades y aprovechar al máximo el tiempo disponible son dos de los grandes desafíos y el caballo de batalla tanto para los trabajadores como para los líderes de muchas empresas. En este contexto, ¿qué pueden hacer los profesionales que disponen de poco tiempo para establecer prioridades, delegar y ser más eficientes?

Utilizar un sistema de gestión de tiempo

Dwight D. Eisenhower, el 34.º presidente de los Estados Unidos y un general de cinco estrellas durante la Segunda Guerra Mundial, presentó la idea que más tarde conduciría a la matriz de Eisenhower. En un discurso de 1954, Eisenhower citó a un rector de universidad anónimo cuando dijo: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. 

Stephen Covey, autor de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, tomó las palabras de Eisenhower y las usó para desarrollar la ahora popular herramienta de gestión de tareas conocida como la matriz de Eisenhower. Esta herramienta te ayuda a dividir tus tareas en cuatro categorías: las tareas que realizarás primero, las tareas que programarás para más tarde, las tareas que delegarás y las tareas que eliminarás de tu lista de pendientes.

Poner en práctica la matriz de Eisenhower

Todo lo que haces puede clasificarse dentro de uno de los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower. Ten en cuenta que:

Cuadrante 1: este es el de «hacer». Aquí es donde colocarás las tareas que son urgentes e importantes. Cuando veas una tarea en tu lista de pendientes que debes hacer inmediatamente y que afecta a tus objetivos a largo plazo, métela en este cuadrante.

No deberías tener ninguna duda sobre qué tareas meter en este cuadrante porque son las primeras que se te vienen a la cabeza cuando piensas en tu lista de tareas pendientes y son las que más estrés te causan.

Cuadrante 2: este es el de «programar». Aquí es donde tienes que colocar las tareas que no son urgentes pero sí son importantes. Estas tareas afectan a tus objetivos a largo plazo pero no tienen que hacerse inmediatamente, pueden programarse para que estén listas más adelante, en un plazo de tiempo limitado.

Cuadrante 3: este es el cuadrante de «delegar». Aquí es donde vas a poner las tareas urgentes que no son importantes. Estas tareas se deben realizar ahora, pero no afectan a tus objetivos a largo plazo.

Estas tareas no requieren habilidades específicas para poder realizarlas, de modo que puedes delegarlas a otros miembros del equipo. Delegar es una de las formas más eficientes de gestionar tu carga de trabajo y darle a tu equipo la oportunidad de mejorar su perfil profesional adquiriendo nuevas habilidades.

Cuadrante 4: es el cuadrante de «eliminar». Una vez que hayas colocado toda tu lista de tareas pendientes en los tres primeros cuadrantes notaras que aún te quedan algunas cosas por hacer. Las tareas que quedan no son urgentes, ni tampoco son importantes.

Estas tareas no requieren una acción por tu parte y pueden esperar o directamente eliminarse, cuando te están impidiendo alcanzar tus objetivos. Ten en cuenta que deshacerte de tareas que tienen poca o ninguna utilidad hará que sea más fácil abordar los temas prioritarios.

También puedes asignar colores a las tareas según la importancia que tengan, esto te ayudará a visualizar las actividades de tu lista que tienen una prioridad alta.

Si aplicas este método de gestión de tiempo rigurosamente, lograrás reducir tu estrés al mismo tiempo que mejoras tu productividad. También te darás cuenta de que estabas tratando como una prioridad tareas que no lo son y lograrás fijar tu atención y compromiso en un menor número de cosas, lo que te permitirá avanzar hacia tus objetivos más rápidamente.

En conclusión, apagar un fuego tras otro no es una forma de organizar tu jornada laboral. No es sostenible a largo plazo mantener esos niveles de estrés y de agotamiento. Así que ya es hora de que comiences a ocuparte de la gestión de tu tiempo de forma eficaz, tomando medidas claras y decisivas que cambien tu panorama laboral radicalmente y te conviertan en un profesional mucho más efectivo.