Aumentar la flexibilidad, el gran reto de las empresas para el 2021

Trabajar en un entorno cambiante requiere de la implementación de modelos de trabajo flexibles que permitan adaptarse rápidamente a los cambios que vayan surgiendo. Prueba de ello, han sido todas aquellas empresas que se adaptaron rápidamente a las eventualidades de la pandemia, implantaron el teletrabajo y lograron adaptar sus modelos de negocio para mantener su actividad en remoto y continuar dando sus servicios.

De todo lo que hemos aprendido durante la pandemia, una de las mayores lecciones que nos quedarán de esta crisis es la importancia de permanecer flexibles ante las contingencias del mercado laboral; pero, ¿Cómo puede una organización lograr la flexibilidad?

Cuando las circunstancias cambian rápidamente hay que reorientar el plan de negocio para que siga siendo eficaz e innovador. Para que eso sea posible es primordial que la organizaciones sean flexibles y ágiles ante las dificultades de mantener el rumbo en un entorno cambiante.

La crisis sanitaria ha redefinido el mercado laboral, los modelos de negocio y las formas de trabajo. Los líderes han tenido que adaptarse ante las necesidades del mercado, lo que se traduce en un cambio de 180ºC en la cultura empresarial.

La flexibilidad en tiempos de cambio

La flexibilidad es muy necesaria en la gestión del equipo de trabajo. Durante la pandemia esta flexibilidad se ha traducido en la capacidad de realizar variaciones estructurales en las organizaciones en las que se ha reforzado las áreas que requerían más apoyo a través de la contratación o la promoción interna. Sin embargo, también esta flexibilidad es necesaria para atender las necesidades de los trabajadores que tiene la empresa en plantilla. Ya que el nivel de exigencia y compromiso de los profesionales durante estos meses ha sido muy alto, tanto dentro del ámbito profesional como en el plano personal.

Por su parte, los líderes y los responsables de las organizaciones son muy conscientes de esta realidad y de la sobrecarga que han asumido los trabajadores durante la pandemia. Por ese motivo, consideran fundamental flexibilizar los acuerdos laborales entre la empresa y sus trabajadores a la hora de atraer y retener al mejor talento.

¿Cómo flexibilizar una empresa?

Lo primero que tienen que tienen que hacer las empresas para ser más flexibles es detectar en qué punto se encuentran actualmente. Para ello, es fundamental contar con las opiniones y valoraciones de los equipos de trabajo. ¿Esto cómo se hace? Realizando encuestas internas a los empleados. De esta manera, se tendrá una aproximación más real sobre las necesidades de la plantilla sobre la gestión que se ha hecho durante la pandemia. Los líderes también podrán conocer la opinión de los trabajadores sobre el rendimiento de la empresa durante estos meses, su estado anímico y el estado interno de la organización. Todo esto es fundamental para valorar y tomar decisiones.

Uno de los puntos claves para que una empresa sea más flexible es la digitalización. Es fundamental adaptar todos los procesos de producción al mundo digital y derribar las limitaciones del tiempo y el espacio.

Ya no es necesario que todos los miembros de un equipo estén en el mismo espacio al mismo tiempo para que puedan trabajar de forma conjunta. Ahora con una buena conexión a internet, un móvil de última generación y un ordenador es posible que un equipo comparta opiniones y intercambie ideas sobre un proyecto; independientemente de dónde se encuentren en ese momento cada uno de sus miembros.

Además a los empleados hay que dotarlos del soporte técnico que necesitan para que puedan realizar desde casa las mismas tareas que hacen en la oficina. Esto implica también, por ejemplo, el acceso a un equipo de informáticos que resuelvan las dudas o incidencias que puedan tener en el desempeño de sus funciones diarias.

Otro punto fundamental es que el equipo de trabajo tenga a su disposición las herramientas y competencias que necesita para adaptarse a los cambios. En este sentido, ya no solo estamos hablando de dotar de equipos informáticos y acceso a Internet a los trabajadores. También hace falta que los trabajadores tengan acceso a la formación que van a necesitar para manejar las herramientas que van a formar parte de su día a día.

En ese sentido, durante el comienzo de la pandemia hubiese sido muy interesante impartir un taller formativo sobre cómo funcionan las herramientas como Webex, Zoom, Teams, Google Meet o Skype que permiten realizar videollamadas y que han sido tan necesarias durante el confinamiento.

En ese proceso de adaptación al cambio las empresas juegan un papel crucial. Ya que son las organizaciones las que deben acompañar a sus trabajadores y dotarles de esa red de seguridad para que estos se sientan confiados y seguros para afrontar su nueva realidad y que esa adaptación sea lo menos estresante posible.

Muchas empresas han fallado en este punto y ahora es el momento de realizar un balance y tomar buena nota de los puntos que hay que mejorar para construir una organización flexible y ágil en la que todos sus trabajadores cuenten con todo lo que necesitan para afrontar su jornada laboral a un contexto económico y social cambiante y lleno de incertidumbre.

Consejos para crear un equipo flexible

Una vez que la empresa conoce su nivel de flexibilidad, es cuando llega el momento de tomar medidas que beneficien la adaptabilidad y productividad de la empresa que, a su vez, también supondrán grandes ventajas para sus trabajadores.

Adaptar los horarios: uno de los puntos claves de la flexibilización es adaptar los horarios de trabajo al ritmo de vida de sus trabajadores. De esta manera, se buscará una mayor productividad mediante un horario flexible que permita gestionar el día a día y trabajar durante las horas donde los trabajadores tienen mayor disponibilidad y por lo tanto, mayor rendimiento.

Por ejemplo, muchos profesionales tuvieron que hacer frente a su jornada laboral, al mismo tiempo que asistían a sus hijos durante las clases online. En ese sentido, hubiese sido interesante que el trabajador hubiese podido modificar su jornada laboral para conciliar durante la pandemia.

Jornada híbrida: la pandemia ha manifestado que el trabajo en remoto es posible en España, y no solo eso, sino que además tiene muchas ventajas. Por esa razón, muchos departamentos de RRHH se están planteando instaurar la jornada laboral en remoto permanente para muchos de sus equipos de trabajo.

No obstante, tampoco se pueden perder de vistas las necesidades de los trabajadores y los posibles inconvenientes que pueden surgir durante el teletrabajo; tales como el aislamiento del empleado o el estrés que le puede crear el no disponer de un espacio en casa que le permita realizar su trabajo sin que eso afecte a la vida familiar. En ese caso, lo mejor es escuchar a los trabajadores y darles la posibilidad de adaptar sus jornadas a un sistema híbrido que combine jornadas presenciales con jornadas en remoto.

Conciliación más allá de los horarios: el ámbito laboral y personal están conectados. Aunque muchos líderes sean incapaz de asumir esta realidad y se empeñen en dejar fuera de la oficina los temas personas de sus trabajadores, o en hacer una línea infranqueable entre ambos mundos.

Este aspecto tiene que cambiar, lo mismo que el teletrabajo ha llevado a casa el trabajo, los líderes también deben conocer de primera mano las situaciones personales de sus trabajadores para ofrecerles el soporte que necesitan. De esta manera, se evita que los empleados tengan que recurrir a excedencias o bajas que podrían haberse solventado de otra manera, mucho más beneficiosa para todos. También favorecerán el bienestar de la plantilla y un buen clima laboral dentro de la organización. Lo que ayudará a fidelizar talento y también a atraerlo.

Todo esto se traduce en una política corporativa que favorezca la aplicación de permisos para el cuidado de familiares dependientes, más allá también de la adaptación de los horarios o los permisos por maternidad o paternidad. En ese sentido, que los trabajadores tengan la posibilidad de realizar toda su jornada laboral en remoto puede ser una de las claves.

Organización y planificación de las jornadas de trabajo: el trabajador necesita tiempo libre y de calidad para sacar adelante sus tareas. Si pasan toda su jornada laboral en reuniones, atendiendo al teléfono o respondiendo mails, la lista de tareas pendientes se acumula sobre su mesa y eso, a la larga, le va a generar una situación de estrés y agobio que podría haberse evitado si se contara con un calendario diario menos demandante.

Muchos líderes han confundido el teletrabajo con una disponibilidad 24/7 al teléfono, ya sea a través de llamadas, vía whatsapp, o correo electrónico. Los trabajadores al sentirse cuestiones han intentado hacer frente a esa avalancha de comunicaciones, lo que le ha creado problemas de estrés, agobio y falta de tiempo para realizar todas sus tareas. Ya que si durante su jornada laboral estaba atendiendo llamadas o respondiendo mails, ha tenido que dedicar parte de su tiempo libre para adelantar ese trabajo que durante su jornada laboral no le va a dar tiempo a hacer. Esto imposibilita la desconexión digital del trabajador.

Para solucionar este problema, la clave es organizar el calendario diario de los trabajadores dando días libres de reuniones que le permitan concentrarse en su trabajo diario. También sería factible establecer unos horarios durante la jornada para llamadas o responder mails que esté bien diferenciado del periodo libre que se dedica a realizar las tareas.

Reparto de tareas y de responsabilidades: ningún trabajador debe sentir que su trabajo es totalmente indispensable para la empresa, ya que esto le impedirá conciliar sin sentirse de alguna manera culpable. Tampoco debe cargar solo con ninguna responsabilidad concreta, ya que esto le llevará a una situación de estrés y sobrecarga que se puede evitar si se comparten las responsabilidades.

La mejor forma de lograr formar un equipo de trabajo flexible es compartir las responsabilidades. Lo ideal es formar equipos de dos personas que entre ellas se puedan suplir mutuamente sin problema; de forma que si alguna de ellas necesita ausentarse, sienta que tiene la espalda cubierta y que su trabajo no se resentirá.

La situación actual que estamos atravesando obliga a las empresas a innovar y buscar soluciones nuevas y eficaces que permitan mantener su actividad sin comprometer el bienestar de sus trabajadores.

Las organizaciones deben encontrar la fórmula que mejor les funcione y apostar por instaurar un sistema de trabajo flexible que dote a sus trabajadores de las herramientas que necesitan para realizar su trabajo sin comprometer su productividad, ni su nivel de satisfacción dentro de la empresa. Esta es la mejor forma de afrontar esta situación, salid reforzados y sin que la relación entre los líderes y sus trabajadores se resienta.