La importancia de la comunicación eficaz en situaciones de crisis

Las medidas de reestructuración que muchas empresas han tenido que poner en marcha debido a la emergencia sanitaria del coronavirus afecta a la actividad de la empresa pero también puede influir negativamente en el grado de compromiso y la vinculación entre la empresa y sus trabajadores. La clave para que esto no suceda es mantener una comunicación eficaz  y para ello, la figura del manager es la clave. ¡Sigue leyendo si este tema te interesa!

Comunicar un ERTE no es una tarea fácil y puede suponer la ruptura de la confianza que los empleados tienen depositada en la empresa para la que trabajan. El papel del manager es fundamental en momentos de crisis, ya que él es el principal responsable de comunicar la nueva situación a los trabajadores.

Gestionar el proceso de comunicación en tiempos de crisis

De cómo se gestione la comunicación entre la empresa y sus trabajadores durante una situación de crisis dependerá la confianza de sus trabajadores y también la imagen que proyecta como marca. Por ese motivo, se debe diseñar de forma prioritaria un plan de comunicación donde se dote a los managers -como principales responsables de la comunicación entre la empresa y sus trabajadores- de todo lo que necesiten para comunicar el mensaje de la organización a la plantilla de forma clara y efectiva, sin que provoque sentimientos negativos.

Informar sobre el plan de actuación

El manager debe conocer de primera mano el plan de actuación de la empresa, ya que su cercanía con la plantilla le permitirá adelantarse a posibles puntos de conflicto para los trabajadores.

El plan de actuación no solo se limite a la puesta en marcha de un ERTE, también se refiere a las acciones que se llevarán a cabo antes, durante y después del Expendiente de Regulación Temporal de Empleo. Lo fundamental es que el manager inicie el diálogo con la plantilla,  transmita el mensaje de forma clara y responda a todas las dudas y preguntas que los trabajadores tengan sobre este procedimiento para que no pierda la confianza en la empresa.

El mismo mensaje de unidad para todo el equipo

En momentos difíciles en los que los trabajadores son conocedores de la dura situación a la que se enfrenta la empresa, lo importante es cómo se gestiona esa situación a nivel de comunicación. Los responsables del equipo de trabajo deben transmitir una sensación de unidad y dar un mensaje coherente a todos los miembros de la plantilla. De lo contrario, los trabajadores comenzarían a comparar la información que tienen, dando pie a malentendidos y pérdida de confianza por parte de algunos trabajadores hacia la empresa.

Dotar a los responsables de la comunicación de las herramientas necesarias

Los directivos de la empresa deben marcar las líneas de comunicación tanto internas, como externas y todos los mensajes que se transmitan deben ir en esa línea. Hay que dotar a los managers de las herramientas de comunicación necesarias para que expliquen los motivos del ERTE de forma sencilla y comprensible para todos. En ese sentido, sería interesante elaborar un guión que le sirviera de apoyo a la hora de comunicar la decisión.

Además de garantizar que el manager cuenta con toda la información necesaria para comunicar esta decisión, también debe tener preparada las respuestas a posibles dudas que pueden surgir entre los empleados (¿seguiré cobrando? ¿qué pasará después? ¿esto es igual que un despido?). De esta forma, el responsable estará preparado y contará con los recursos necesarios para no desviarse del menseje oficial.

En este sentido, sería interesante hacer algún tipo de simulación que le permita al responsable de comunicación ser consciente de la comunicación no verbal que está transmitiendo durante su discurso, ya que esa información también será percibida por la plantilla  y tiene que ir en coherencia con el mensaje verbal. El manager debe tomar conciencia sobre lo que comunica con su rostro, sus gestos, la velocidad de su discurso…Y la empresa debe proporcionarle la ayuda necesaria para que la comunicación no verbal sea lo más correcta y coherente posible.

Esto va más allá de los gestos, también importa el entorno donde se de la información y el material impreso del que dispone el manager para ayudarle a transmitir el mensaje. A veces cuando nos dan una información importante, nos quedamos bloqueados y eso nos impide digerir la información en su totalidad. Por esa razón, resulta interesante que a la plantilla se le entregue un comunicado impreso con la decisión de la empresa y los datos más importantes para que el empleado pueda leerlo de nuevo en casa, cuando se sienta más tranquilo y en un entorno más seguro para él. También sería interesante contar con un espacio preparado para llevar a cabo una comunicación más personal entre el manager y los miembros de su equipo que así lo precisen. Lo fundamental es que dentro de la complejidad e incertidumbre de la situación, la plantilla se sienta lo más segura y tranquila posible.

Un plan de seguimiento individualizado para evitar la desvinculación de los empleados con la empresa

Es primordial que el ERTE se comprenda por la plantilla como una medida temporal y no como algo definitivo, de forma que se reduzca el impacto negativo para los empleados y no se produzca una pérdida de confianza y desvinculación de la plantilla con la empresa. De no ser así, una vez superada la crisis actual, la tasa de rotación de empleado puede aumentar y eso afectará negativamente a la estabilidad de la empresa y a su recuperación.

¿Cómo se puede evitar esto? Lo primero que se debe hacer es desarrollar plan de seguimiento individualizado para cada empleado de forma que se sepa en todo momento cómo le está afectando la situación.

Mantener el contacto

El manager debe comunicarse con los miembros de su equipo a diario y nunca perder el contacto. Es esencial establecer vías de comunicación para resolver sus dudas, temores y inquietudes sobre la situación de forma que no se sienta abandonado por la empresa.

Mantener informada a la plantilla

Durante el periodo en el que el ERTE esté activo se sucederán informaciones que afectan a la plantilla. En la medida de lo posible, se debe mantener informada de estas novedades a todo el equipo. Es crucial que si el Gobierno adopta una nueva medida que afecta a los trabajadores, desde la empresa se les comunique cómo interfiere esa medida en su situación. Así se evitan situación de incertidumbre y desinformación entre los empleados.

Compresión y cercanía

Una vez que se haya superado esta crisis, el equipo de trabajo volverá a la empresa y puede que cueste volver a rodar tras el parón en la actividad. Por esa razón, sería interesante llevar a cabo dinámicas de grupo  y proponer actividades complementarias que ayuden a los profesionales a sentirse de nuevo cómodo en sus puestos de trabajo.

Una buena opción es facilitar a los trabajadores cursos de formación online que puedan llevar a cabo durante el confinamiento y que les permita adquirir esos conocimientos que precisaban pero que antes de la crisis, debido al exceso de trabajo y a la falta de tiempo, no podían llevar a cabo. De esta forma, se sentirán animados porque continúan formándose y completando su perfil laboral, algo que beneficia también a la empresa.

En resumen, la gestión que haga la empresa en estos momentos debe garantizar la supervivencia de la organización en el futuro. Para eso, las organizaciones deben apostar por una comunicación basada en los valores en la que se atienda a la parte humana de los profesionales que forman la plantilla. Sabiendo comunicar de forma adecuada, explicando sus decisiones, atendiendo a sus inquietudes… Únicamente de este modo se puede evitar la inestabilidad dentro de la organización.

De la gestión que se haga durante la crisis dependerá la visión que tengas los empleados de la empresa. Si se sientes inseguros o en una situación precaria, en cuento puedan dejarán sus empleos para buscar algo mejor, más estable, ya que sentirán que después de lo ocurrido no pueden volver a confiar su seguridad laboral en la misma empresa. Las empresas deben ser conscientes de esto y tomar las riendas de la comunicación  con sus empleados cuanto antes para que todos juntos salgan reforzados y unidos de esa situación.