Las claves para mejorar la flexibilidad de las empresas

Tras la pandemia, la flexibilización de los modelos de negocio y la implementación a gran escala del teletrabajo, cada vez son más las empresas que abogan por implementar medidas para mejorar la flexibilidad laboral. Ya que a lo largo de estos dos años de pandemia han tomado conciencia de la importancia que tiene este aspecto para atraer y retener a los mejores talentos.

La realidad es que tras la pandemia hemos avanzado mucho en lo que respecta a flexibilidad laboral pero aún queda mucho camino por recorrer. Para las empresas adoptar una flexibilidad laboral real supone un importante cambio de mentalidad y dejar de asociar la productividad de una persona a las horas que pasa en la oficina.

¿Cómo flexibilizar una empresa?

Lo primero que tienen que tienen que hacer las empresas para ser más flexibles es detectar en qué punto se encuentran actualmente. Para ello, es fundamental contar con las opiniones y valoraciones de los equipos de trabajo. ¿Esto cómo se hace? Realizando encuestas internas a los empleados. De esta manera, se tendrá una aproximación más real sobre las necesidades de la plantilla.

Los líderes también podrán conocer la opinión de los trabajadores sobre el rendimiento de la empresa, su estado anímico y el estado interno de la organización. Todo esto es fundamental para valorar y tomar decisiones.

Uno de los puntos claves para que una empresa sea más flexible es la digitalización. Es fundamental adaptar todos los procesos de producción al mundo digital y derribar las limitaciones del tiempo y el espacio.

Ya no es necesario que todos los miembros de un equipo estén en el mismo espacio al mismo tiempo para que puedan trabajar de forma conjunta. Ahora con una buena conexión a internet, un móvil de última generación y un ordenador es posible que un equipo comparta opiniones y intercambie ideas sobre un proyecto; independientemente de dónde se encuentren en ese momento cada uno de sus miembros.

Además a los empleados hay que dotarlos del soporte técnico que necesitan para que puedan realizar desde casa las mismas tareas que hacen en la oficina. Esto implica también, por ejemplo, el acceso a un equipo de informáticos que resuelvan las dudas o incidencias que puedan tener en el desempeño de sus funciones diarias.

Otro punto fundamental es que el equipo de trabajo tenga a su disposición las herramientas y competencias que necesita para adaptarse a los cambios. En este sentido, ya no solo estamos hablando de dotar de equipos informáticos y acceso a Internet a los trabajadores. También hace falta que los trabajadores tengan acceso a la formación que van a necesitar para manejar las herramientas que van a formar parte de su día a día.

A partir de este ejercicio de introspección las empresas podrán realizar un balance y tomar buena nota de los puntos que hay que mejorar para construir una organización flexible y ágil en la que todos sus trabajadores cuenten con todo lo que necesitan para afrontar su jornada laboral independientemente si realizan su jornada laboral de forma presencial o a distancia.

Consejos para crear un equipo flexible

Una vez que la empresa conoce su nivel de flexibilidad, es cuando llega el momento de tomar medidas que beneficien la adaptabilidad y productividad de la empresa que, a su vez, también supondrán grandes ventajas para sus trabajadores.

Adaptar los horarios: uno de los puntos claves de la flexibilización es adaptar los horarios de trabajo al ritmo de vida de sus trabajadores. De esta manera, se buscará una mayor productividad mediante un horario flexible que permita gestionar el día a día y trabajar durante las horas donde los trabajadores tienen mayor disponibilidad y por lo tanto, mayor rendimiento.

Jornada híbrida: la pandemia ha manifestado que el trabajo en remoto es posible en España, y no solo eso, sino que además tiene muchas ventajas. No obstante, tampoco se pueden perder de vistas las necesidades de los trabajadores y los posibles inconvenientes que pueden surgir durante el teletrabajo; tales como el aislamiento del empleado o el estrés que le puede crear el no disponer de un espacio en casa que le permita realizar su trabajo sin que eso afecte a la vida familiar. En ese caso, lo mejor es escuchar a los trabajadores y darles la posibilidad de adaptar sus jornadas a un sistema híbrido que combine jornadas presenciales con jornadas en remoto.

Conciliación más allá de los horarios: el ámbito laboral y personal están conectados. Aunque muchos líderes sean incapaces de asumir esta realidad y se empeñen en dejar fuera de la oficina los temas personas de sus trabajadores, o en hacer una línea infranqueable entre ambos mundos.

Este aspecto tiene que cambiar, lo mismo que el teletrabajo ha llevado a casa el trabajo, los líderes también deben conocer de primera mano las situaciones personales de sus trabajadores para ofrecerles el soporte que necesitan. De esta manera, evitan que los empleados tengan que recurrir a excedencias o bajas que podrían haberse solventado de otra manera, mucho más satisfactoria para todos. Todas estas medidas, favorecen el bienestar de la plantilla y un buen clima laboral dentro de la organización. Lo que ayuda a fidelizar talento y también a atraerlo.

Todo esto se traduce en una política corporativa que favorezca la aplicación de permisos para el cuidado de familiares dependientes, más allá también de la adaptación de los horarios o los permisos por maternidad o paternidad. En ese sentido, que los trabajadores tengan la posibilidad de realizar toda su jornada laboral en remoto puede ser una de las claves.

Organización y planificación de las jornadas de trabajo: el trabajador necesita tiempo libre y de calidad para sacar adelante sus tareas. Si pasan toda su jornada laboral en reuniones, atendiendo al teléfono o respondiendo mails, la lista de tareas pendientes se acumula sobre su mesa y eso, a la larga, le va a generar una situación de estrés y agobio que podría haberse evitado si se contara con un calendario diario menos demandante.

Muchos líderes confunden el teletrabajo con una disponibilidad 24/7. Los trabajadores al sentirse cuestiones intentan hacer frente a esa avalancha de comunicaciones, lo que les crea problemas de estrés, agobio y falta de tiempo para realizar todas sus tareas. Ya que si durante su jornada laboral estaba atendiendo llamadas o respondiendo mails, tienen que dedicar parte de su tiempo libre para adelantar ese trabajo que durante su jornada laboral no le ha dado tiempo a hacer. Esto imposibilita la desconexión digital del trabajador.

Para solucionar este problema, la clave es organizar el calendario diario de los trabajadores dando días libres de reuniones que le permitan concentrarse en su trabajo diario. También sería factible establecer unos horarios durante la jornada para llamadas o responder mails que esté bien diferenciado del periodo libre que se dedica a realizar las tareas.

Reparto de tareas y de responsabilidades: ningún trabajador debe sentir que su trabajo es totalmente indispensable para la empresa, ya que esto le impedirá conciliar sin sentirse de alguna manera culpable. Tampoco debe cargar solo con ninguna responsabilidad concreta, ya que esto le llevará a una situación de estrés y sobrecarga que se puede evitar si se comparten las responsabilidades.

La mejor manera de formar un equipo de trabajo flexible es compartir las responsabilidades. Lo ideal es montar equipos de dos personas que entre ellas se puedan suplir mutuamente sin problema; de manera que si alguna de ellas necesita ausentarse, sienta que tiene la espalda cubierta y que su trabajo no se resentirá.

Las organizaciones deben encontrar la fórmula que mejor les funcione y apostar por instaurar un sistema de trabajo flexible que dote a sus trabajadores de las herramientas que necesitan para realizar su trabajo sin comprometer su productividad, ni su nivel de satisfacción dentro de la empresa.

Todo esto hace que los trabajadores se sientan parte de la empresa, lo que se traduce en mayor bienestar y productividad.