¿Qué es y cómo aplicar la Ley de Parkinson en el trabajo?

Realizar una correcta gestión del tiempo en el trabajo es fundamental para obtener mejores resultados y ser más competitivos. Aplicando las técnicas extraídas de la Ley de Parkinson se puede lograr que una empresa tenga éxito y alcance sus objetivos. ¿Cómo lograrlo? ¡Sigue leyendo!

¿En qué consiste la Ley de Parkinson?

Un británico llamado Cyril Parkinson expuso en 1957 esta teoría tras observar su propia experiencia en una oficina pública británica. Su reflexión ayuda a entender porqué se posponen tareas y se pierde tanto el tiempo:

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”: lo que viene a decir que, cuanto menos tiempo se tiene para realizar una tarea mayor es el esfuerzo para concluirla. Mientras que cuando se tiene más tiempo, menos esfuerzo se realizar para llevarla a cabo.  A esto hay que sumarle que existe una tendencia a procrastinar las tareas y a ocupar el tiempo en otras tareas que distraen del objetivo principal.

Las ideas claves que sostiene la Ley de Parkinson pueden resumirse en tres:

1. Trabajo: lo que comentábamos anteriormente, que el trabajo se expande hasta ocupar el tiempo disponible para realizar la tarea.
2. Tiempo: el tiempo que se dedica a las diferentes tareas que se realizan a lo largo del día no es proporcional a su importancia.
3. Gasto: el gasto aumentará hasta cubrir la totalidad de los ingresos. Esta premisa es fundamental para entender porqué muchas personas no logran llegar a final de mes o porqué una empresa gasta todos sus recursos disponibles. Se suele decir que las necesidades de una persona aumentan en base a sus ingresos.

¿Cómo aplicar la Ley de Parkinson en el trabajo?

Para aplicar la Ley de Parkinson lo primero que hay que hacer es marcarse un objetivo. De no ser así, la tarea se dilatará en el tiempo. Además, existe una norma básica que sostiene que si una tarea requiere poco tiempo para realizar hay que hacerla de inmediato sin planificación. De esta manera, se ahorra tiempo y se reduce el número de tareas pendientes. Además, también ayudar a crear una rutina y adquirir hábitos de trabajo.

Técnica Pomodoro: basada en la filosofía del time boxing, su objetivo es fijar un tiempo máximo para realizar tareas, tomar decisiones y lograr objetivos. Consiste en dividir el tiempo de trabajo en bloques de 25 minutos a los que se les denomina «pomodoros». Cuando se concluye un bloque, hay 5 minutos de descanso y tras 3 bloques de 25 se puede descansar entre 15 y 20 minutos. Durante el pomodoro no se permite ninguna distracción y en los minutos de descanso, no se permite ninguna tarea que requiera un esfuerzo mental.

A través de este método se pretende evitar el cansancio y la fatiga mental y fomentar la concentración y la agilidad mental.

Regla 80/20: A esta regla se la conoce como la Ley de Pareto. Vilfredo Pareto fue un economista y filósofo que expuso que el 80% de los resultados de una tarea proceden de hacer un esfuerzo correspondiente al 20% del tiempo dedicado. La clave de esta teoría está en concentrarse y prestar la máxima atención durante el el 20% y en menor medida el 80% restante. De esta manera, se concentra un mayor esfuerzo en un periodo corto de tiempo y se logra diferenciar lo importante de lo que no lo es.

Evitar alargar el tiempo de trabajo: es importante ser estricto con el tiempo útil de trabajo para aprovecharlo al máximo y evitar postergar tareas. De este modo, se logra finalizar las tareas en menos tiempo y dedicándoles menos tiempo. Así se logra ser más eficiente y alcanzar las metas marcadas.

Aprovechar las horas de mayor productividad: cada persona rinde de una manera distinta y no tienen porqué coincidir en las mismas franjas horarias. Por ese motivo, es importante aprovechar las horas de mayor productividad para realizar las tareas y así lograr mejores resultados.

Evitar lo que te perjudica y anticiparse a aquellas conductas que conducen a la procrastinación son las claves para hacer frente a la Ley de Parkinson en el trabajo o en cualquier otro ámbito. Para cumplir con los objetivos marcados se debe marcar prioridades y optimizar al máximo los espacios de tiempo que se dedican a realizar esas tareas evitando las distracciones. De esta manera, se reducirá el tiempo empleado en llevarla a término