¿Qué es un hot desking y cuáles son sus ventajas?

En  el 2020 llegó el teletrabajo para sumarse a los espacios de coworking y en ese panorama, ha aparecido ahora el hot desking como un elemento básico más que se suma a la rutina laboral de muchos trabajadores y que trae importantes ventajas tanto para autónomos como para empresas.

El hot desking más que considerarse una nueva tendencia podría interpretarse como una evolución natural. Ya que permite a los profesionales trabajar desde donde quieran y cuando quieran. Además es una herramienta que utilizan las empresas y los trabajadores por cuenta propia para mantenerse conectados y ser productivos aunque tengan que trasladarse por trabajo a otras ciudades.

¿Qué es el hot desking?

El hot desking es un espacio de trabajo compartido que varias personas utilizan en diferentes momentos.

El objetivo de este espacio es que los trabajadores no tengan que asumir los costes extras de alquilar una oficina cuando tienen que viajar a otra ciudad por trabajo y necesitan seguir operativos. Por ejemplo, un/a comercial que tiene su oficina habitual en Zaragoza pero tiene que ir a Madrid varias veces al mes y necesita un espacio de trabajo también en Madrid durante determinados días al mes.

La escritorios compartidos pueden encontrarse dentro de una oficina privada o en un espacio de coworking. Estos espacios le dan una mayor flexibilidad a los profesionales que los utilizan, al mismo tiempo que fomentan la colaboración entre trabajadores.

¿Cómo funcionan un hot desking y qué equipamiento tiene?

La próxima vez que tengas que trasladarte a otra ciudad por trabajo, encuentra tu hot desking para que puedas continuar trabajando cómodamente y no dejes en ningún momento de estar conectado/a.

Equipamiento básico: conectividad

Normalmente los escritorios compartidos tienen una toma de corriente para conectar el portátil y una conexión wifi para acceder a Internet. De manera que en muy pocos minutos, podrás estar sacándole provecho a tu tiempo y siendo productivo.

También suelen tener espacios habilitados para atender llamadas situados lejos de los escritorios de trabajo o salas de reuniones que puedes reservar.

Si además de wifi y teléfono, necesitas un mayor equipamiento para poder trabajar, hay espacios que disponen de monitores  para utilizar como segunda pantalla y conexión VGA, DVI o HDMI para aumentar su conectividad. Esto es muy importante para algunos profesionales. Por ejemplo, si eres fotógrafo/a y tienes que desplazarte a otra ciudad para realizar una sesión de fotos y además necesitas otro monitor más grande para editar las fotos que has hecho a lo largo del día, esta es una excelente alternativa.

Salas de reuniones y espacios compartidos

Los profesionales que acceden a estos escritorios compartidos pueden reservar salas de reuniones a través de una app o una web. Incluso tienen la posibilidad de compartir espacios como cocinas, áreas de descanso, salas de conferencias, baños, etc.

También suelen disponer de una impresora central a las que los profesionales pueden enviar documentos que necesiten imprimir, algo que resulta muy útil cuando estás en una ciudad que desconoces y necesitas sacar en papel un documento.

Todos estos espacios se limpian asiduamente por cuenta de la administración de la oficina.

Espacio de almacenamiento

Además cuentan con diferentes soluciones para guardar el abrigo, el bolso o la maleta de vieja mientras estás haciendo uso de sus instalaciones. Lo más frecuente es que los usuarios puedan dejar sus pertenencias en el mismo escritorio en el que están trabajando durante un tiempo determinado, mientras van a una reunión o estás comiendo. Esto es lo más habitual si el hot desk está dentro de una oficina privado.

Otra solución, más frecuente en los espacios compartidos de coworking, es que se habiliten casilleros o taquillas en los que los profesionales puedan guardar sus cosas mientras trabajan.

Hay momentos que los profesionales necesitan un espacio privado para ordenar sus ideas, contestar llamadas donde se van a tratar temas delicados,  asistir a reuniones a través de videoconferencia o mantener una reunión para discutir temas de financiación o planificar estrategias.

Para estos casos, en los que se necesita mayor privacidad, los espacios de coworking o oficinas privadas con hot desking ofrecen unas salas que se pueden reservar en cualquier momento. Además, los salones o áreas más amplias de esparcimiento ofrecen rincones con mayor privacidad para atender llamadas o tener conversaciones en un entorno más privado que el que se da en la zona donde están los escritorios compartidos.

Ventajas de los espacios de hot desking para autónomos y profesionales que teletrabajan

El hot desking es una solución rentable y flexible para disponer de un espacio de oficina sin el compromiso o la rigidez de un alquiler a largo plazo.  También permite que los profesionales que teletrabajan dispongan de un espacio especialmente pensado para trabajar en remoto con todas las comodidades de las que quizá no dispongan cuando trabajan desde casa.

Esta también es una excelente solución para los autónomos a los que no les gusta trabajar desde casa porque se sienten aislados y prefieren rodearse de otros profesionales. También pueden aprovechar estos espacios para hacer contactos, etc.

Para los trabajadores por cuenta propia que están inmersos en diferentes proyectos que les obligan a viajar con bastante asiduidad, esta es una forma rápida de encontrar un espacio de trabajo en otra ciudad y mantenerse conectado cuando tiene que viajar por un compromiso laboral. Además, también tendrán un espacio para reunirse con clientes mientras están de viaje. Por ejemplo, si eres diseñador/a de interiores y tienes un proyecto en otra ciudad, puedes alquilar una sala de reuniones dentro de un coworking para mantener una charla con el arquitecto o presentarle el proyecto a tus clientes.

De modo que estos espacios, impulsan la productividad y brindan a los autónomos todas las ventajas asociadas a disponer de un espacio de trabajo en cualquier parte donde los lleve su trabajo, sin necesidad de que tengan que asumir los costes extras de una nueva oficina.

Ventajas de los hot desking para empresas

Las empresas son conscientes de que si quieren continuar creciendo a otra escala y expandiendo su negocio, los escritorios compartidos ofrecen la posibilidad de contratar a más trabajadores que puedan trabajar en remoto sin la necesidad de realizar una gran inversión inicial. Estos acuerdos de colaboración entre profesionales o empresas, les permitirán acceder rápidamente a otros mercados, sin asumir los riesgos asociados a la apertura de una nueva oficina y los costes adicionales. Tales como: alquiler, subcontratar a personal de limpieza, Internet, teléfono, equipamiento…

Además, otra gran ventaja de estos espacios, es que las empresas pueden contratar a los mejores profesionales sin importarles su ubicación. Ya que hoy en día, gracias a las nuevas tecnologías y los hot desking muchos profesionales pueden realizar su trabajo desde cualquier parte, únicamente contando con un portátil y conexión a Internet.