¿Qué es y para qué sirve un Inventario de Personal?

¿Qué es un inventario de personal?

El inventario de personal es una gran base de datos que recopila todos los datos de interés de cada uno de los trabajadores que forman parte de la plantilla de una empresa.

En este documento aparece información sobre el número de trabajadores de la empresa, los datos personales de las personas que están en plantilla  y también, información sobre las habilidades y aptitudes de cada uno de ellos. En ese sentido, se recopila información relevante sobre las capacidades en relación al puesto de trabajo que ocupan, pero también, sobre aquellas que están relacionadas con otros puestos dentro de la empresa, con vistas a un futuro ascenso.

De ese modo, dentro del inventario puede aparecer información relacionada con la edad, años de experiencia , antigüedad del empleado, nivel de estudios, profesión y especializaciones; pero también, datos relacionados con su rendimiento y potencial para ocupar puestos de mayor responsabilidad.

¿Para qué sirve un inventario de personal?

• Medida de control y organización de la plantilla: a medida que una empresa aumenta el número de personas en plantilla, la importancia del inventario de personal aumenta, ya que resulta fundamental para mantener organizada toda la información de cada uno de los trabajadores. Usando el inventario la empresa puede gestionar sus recursos humanos eficazmente y planificar los perfiles profesionales que necesita a corto, medio y largo plazo. Por ejemplo, sabrá cuántos años le queda a un trabajador para jubilarse (o cuándo finaliza su contrato) y podrá comenzar un proceso de selección interno o externo para que otro profesional ocupe su puesto.
• Procesos de selección internos: mediante el inventario se puede detectar candidatos dentro de la plantilla que cumplan con los requisitos para ocupar un puesto vacante. Lo que permitirá a la empresa ahorrar los costes relacionados con un proceso de selección y una nueva contratación.
• Detectar necesidades formativas: haciendo uso del inventario, se puede detectar necesidades formativas. De esta manera, los trabajadores estarán más motivados e implicados con la empresa ya que les está dando la oportunidad de continuar formándose y creciendo como profesionales. Al mismo tiempo, si aumentan las capacitaciones de la plantilla, se mejora la productividad y competitividad de la empresa.
• Tomar decisiones: el inventario de personal es una herramienta muy valiosa para tomar decisiones dentro de la empresa, como puede ser, la promoción de un profesional o la reorganización del organigrama. Mediante el inventario, es posible que la empresa sepa si necesita contratar a más personas cumplir con los plazos de un nuevo proyecto o alcanzar los objetivos de venta del próximo año. De la misma manera, también es útil si lo que se quiere es reducir la plantilla para recortar gastos de personal.

En conclusión, la organización de la plantilla de una empresa es una necesidad fundamental para las empresas que desean ser competitivas dentro del mercado y ahorrar costes. Si una empresa dispone de un inventario de personal actualizado tendrá acceso inmediato a cualquier dato relevante sobre sus empleados. De esta manera,  será capaz de diseñar y poner en marcha acciones que le permitan adaptarse rápidamente a los cambios que sucedan dentro del mercado.