¡Trucos para organizar tu jornada laboral y ser más productivo!

La semana laboral puede ser agotadora e interminable sin una buena organización. Lo que se traduce en que llegues al viernes completamente agotado/a y con una lista interminable de tareas por hacer. A esto, el último año se le ha sumado el teletrabajo dando lugar a jornadas laborales interminables, falta de descanso y grandes problemas para conciliar. ¿En qué estamos fallando?

Trucos para gestionar mejor jornada laboral

1.Utiliza los recursos que tengas a tu alcance

Probablemente tengas en casa una agenda a la que no le estás sacando el máximo provecho. Y si no, puedes descargarte cualquiera de las apps que existen y que te dan la posibilidad de contar con una agenda digital en la que programar reuniones, entregas, etc. Entre las más conocidas están: Google calendar, Asana o Evernote.

También existen planificadores digitales donde, a través de un sistema de listas, puedes desglosar los puntos en los que tienes que trabajar dentro de cada proyecto o tarea e ir chequeando a medida que vayas completando cada punto. También te permite revisar al instante el estado en el que se encuentra un proyecto. Un buen ejemplo de estas herramientas son: Microsoft Planner o Monday.

Combinar ambas herramientas puede ser la clave para que lo tengas todo bajo control y jamás vuelvas a entregar tarde un proyecto.

2. Marca objetivos diarios realistas

Comienza tu jornada laboral escribiendo en una lista todo lo que quieres hacer durante ese día. También es importante que marques un orden de prioridad a cada tarea y comiences por la más urgente.

Otra forma de organizar tu rutina es dedicar unos minutos al final de la jornada a organizar lo que quieres hacer el próximo día. De esta manera, te darás cuenta de que sabes exactamente lo que tienes que hacer desde primera hora y podrás ponerte con ello de inmediato.

3. ¿Cómo marcar prioridades?

Es habitual que comiences por las tareas más sencillas y rápidas y dejes para última hora las que son más complejas y te resultan más tediosas. Lo que puede dar lugar a que tareas que son importantes se queden pendientes por falta de tiempo.

Esta situación puede agobiarte y convertirse en una de tus principales fuentes de estrés. La clave para hacer frente a estas tareas es comenzar a trabajar con un margen de tiempo superior al habitual, para que adelantes trabajo y, si hay algún problema o imprevisto, tengas tiempo de corregirlo y revisarlo antes de la fecha tope de entrega.

De esta manera, te ahorrarás todo el estrés del que hablábamos antes y estarás de mejor ánimo al final del día.

4. ¿Cuánto tardas en hacer cada tarea?

Otro punto importante que mejorará tu día a día es asignarle a cada tarea un tiempo e intentar, en la medida de lo posible ajustarte a él. Esto no es para que las hagas a toda velocidad, sino para que tomes conciencia de lo que tardas realmente en hacer cada cosa y termines tu jornada habiendo resuelto todo lo que tenías previsto ese día.

5. Marca tiempos productivos y tiempos libres

Esto puede parecerte una obviedad, pero seguro que más de una vez has dejado tareas pendientes por haber estado atendiendo el teléfono, respondiendo mails o whatsapps de trabajo.

Resulta muy complicado concentrarse en lo que estás haciendo cuando no dejas de recibir mails en tu bandeja de entrada o mientras tu teléfono no para de sonar. Para eso, lo mejor es ponerlo todo en pausa cuando estás trabajando y establecer unos periodos de tiempo donde vas a atender todos esos mensajes y llamadas.

Por ejemplo: si entras a trabajar a las 9:00h, dedica una hora para responder todos los mails pendientes del día anterior y hacer todas las llamadas que tengas previstas. A partir de las 10h, cierra tu correo electrónico y pon el móvil en «no molestar» hasta las 12h para que durante ese periodo de tiempo, adelantes todo lo que te sea posible.

A las 12h vuelve a revisar tu mail y tu teléfono para ver si hay algún urgente que necesita de tu atención; y cuando termines, vuelve a ponerlo todo en pausa y trabaja durante un nuevo bloque de 2 horas seguidas sin distracciones. Organizar tu jornada en bloques de 2 horas te permitirá ser mucho más productivo/a que si intentas abarcarlo todo a la vez sin ningún orden. Esta es una forma de hacerlo, pero puedes ir probando y establecer la duración de los bloques de trabajo que mejor se ajuste a tu necesidades.

Ya has visto que la clave de la productividad es una buena organización. ¡Pon en marcha todos estos consejos y ya verás como al final de tu jornada laboral te sientes mucho más productivo y de mejor ánimo, ya que no tienes problema en llegar a todo lo que te propones!